E-Rechnungen in Ninox - Ganz einfach, mit unserem Modul!

E-Rechnungen werden Pflicht, wie man in diversen Quellen lesen kann. Auf die rechtlichen und gesetzlichen Hintergründe möchten wir hier aber nicht eingehen (da gibt es deutlich bessere Schriftstücke, als wir sie verfassen könnten). Unsere Expertise ist die Umsetzung in Ninox! Als Beta-Tester für die Ninox-Implementierung waren wir bereits ab Juli aktiv dabei, uns mit der Thematik zu befassen.

Weit über 250 Stunden Arbeit sind in die Entwicklung unseres E-Rechnungs-Moduls geflossen.

Lizenzen und Preise

Ab 150€ gibt es unser Modul zu kaufen. Einmalig, kein Abo. Mehr dazu am im Kapitel Lizenzen und Preise.

Verwendung des Moduls

Ein vollständiges Bild über die Funktionen des Moduls könnt Ihr euch im Kapitel Verwendung des Moduls verschaffen.

Aufzeichnung unseres Ninox-Webinars

Am 04.03.2025 durften wir unser E-Rechnungs-Modul in einem Ninox-Webinar vorstellen. Die Aufzeichnung gibt euch einen ersten Einblick in den Funktionsumfang unserer Lösung.

Verwendung und Implementierung

Das E-Rechnungs-Modul kann sowohl als Stand-Alone-Version genutzt werden, als auch in bestehende Datenbanken integriert werden. Es kann als Muster dienen oder zu 100% den althergebrachten Rechnungsfluss ersetzen. Auch eine Anwendung als modularisierte Datenbank ist denkbar, allerdings haben wir selbst hierzu noch keine Tests durchgeführt. Wagemutige könnten es aber auch in modularisierter Form umsetzen.

Unsere Preise für das Starterpaket, Zusatzlizenzen und weitere Services, wie die Übertragung in eine bestehende Datenbank, findet ihr im Kapitel Lizenzen und Preise.

Ninox bietet selbst ein E-Rechnungs-Template. Warum bietet Ihr dann direkt ein E-Rechnungs-Modul an?

Ninox hat ein Template zur Verfügung gestellt, mit dem ihr Basic-E-Rechnungen erstellen könnt. Wir haben diese Grundlage um viele Features erweitert, wodurch wir euch mehr Anwendungsmöglichkeiten und eine bessere User-Experience bieten. Um dieses Mehr an Funktionalität und Komfort zu erreichen war extensives Hintergrundwissen, sowohl in Ninox als auch in dem Feld der E-Rechnungen, nötig.

Außerdem funktioniert unser E-Rechnungs-Modul nicht nur für Rechnungen, sondern alle UBL- / CII- / ZUGFeRD-konform erstellten Dokumenttypen. D.h. auch Dokumente, wie Angebote, Auftragsbestätigungen, etc., können verarbeitet werden. Und das sowohl beim Einlesen als auch beim Erstellen! Mehr dazu weiter unten.

Statt also selbst noch einmal mehrere 100 Stunden in Recherche und testen zu stecken, könnt ihr die folgenden Vorteile von unserem Modul nutzen:

• Übersichtliche Datenbank, die auch als Stand-Alone-Variante verwendet werden kann
• Hoher Funktionsumfang zum Schreiben und Einlesen von elektronischen Rechnungsdokumenten (inkl. Angeboten, Auftragsbestätigungen, etc.)
• Umfassende Hintergrundtabellen zu Currency Codes, Country Codes, VAT Examption Reasons und noch vielem mehr

Rechtskonforme Umsetzung - unsere "Pflichtoptimierungen" im Vergleich zum Ninox-Template

Validierung

Gesetzlich gibt es die Pflicht, ausschließlich gültige Rechnungen zu lesen und zu versenden. Zum aktuellen Stand (7.12.2024) ist im offiziellen Ninox-Template aber keine Abfrage auf Validität eingebaut, wodurch fehlerhafte Rechnungen erstellt bzw. eingelesen und verarbeitet werden können.

Deshalb ist unsere wohl wichtigste Optimierung im Vergleich zum Ninox-eigenen Template, dass wir für die korrekte Validierung der Rechnungen gesorgt haben. Sowohl Ein- als auch Ausgangsrechnungen werden in unserem Modul durch Mustang validiert. Ob die Rechnung valide ist, stellen wir nicht nur optisch dar, sondern verhindern auch die weitere Verarbeitung von invaliden Rechnungen.

In unseren Tests sind die mit unserem E-Rechnungs-Modul erstellten (Test-)Rechnungen fast immer korrekt validiert. Wie, nur fast immer valide? Berechtigte Frage! Für wenige spezielle Punkte gibt es noch Fehler bei Mustang, also dem Dienst, der E-Rechnungen in Ninox verarbeitet. Auch das offizielle Ninox-Template ist von diesen Problemen betroffen. Deshalb liegen diese Fehler leider außerhalb unseres Einflussbereichs, auch wenn wir regelmäßig aktiv diese Bugs melden.

Wie sehen solche speziellen Fehler genau aus? In unseren Test haben wir beispielsweise festgestellt, dass Mustang Positionsrabatte aktuell nicht übernimmt. Außerdem führt die Angabe von unterschiedlichen Steuerbefreiungsgründen für Positionen innerhalb derselben Rechnung (z.B. Reverse Charge für Pos. 1 und Steuerfrei für Pos. 2) zu einer invaliden Rechnung, da die vatex-Codes in diesem Fall nicht richtig übermittelt werden. Beide dieser Fehler liegen lediglich auf Mustang-seite vor und nicht z.B. in unserem PDF-Druck.

Unsere Lösung für dieses Problem: Wir werden euch kostenlose Updates zu unserem E-Rechnungs-Modul bereitstellen. Dadurch, dass wir die wichtigsten Funktionen in den Globalen Code ausgelagert haben, müsst ihr diesen bei einem Update einfach nur ersetzen. Dadurch könnt ihr mit wenig Arbeit die volle, korrekte Funktionalität erhalten.

Tax-Codes

Eine weitere Optimierung unsererseits ist die Einbindung von Tax-Category-Codes und Tax-Excemption-Codes. Dadurch übermittelt unser E-Rechnungs-Modul nicht nur den Steuersatz, sondern auch die nötigen Übermittlungscodes (vatex_eu_codes), um z.B. bei 0% Steuer Reverse Charge von Steuerfrei zu unterscheiden. Nur dadurch kann eine Rechnung gesetzeskonform erstellt und validiert werden.

Hier sind einige der weiteren Verbesserungen von uns

Hintergrundtabellen

Alle hinterlegten Codelisten (UNTDID und Co.) sind vollständig, aktuell und aus offiziellen Quellen (KoSIT, Europäische Union, ISO, etc.). Hier gibt es keine unzuverlässigen Übersetzungen in den Originallisten. Die Codelisten sind in dynamischen Anzeigen referenziert und mittels frei veränderbaren Anzeigetexten selbst schnell auf eure (Kunden-)Wünsche anpassbar, ohne die offiziellen Listen zu verändern.

Fehlen euch z.B. Kombinationen von Steuersätzen für besondere Kundenkonstellationen, oder Einheiten für die Abrechnungspositionen? Kein Problem, über die vorbereitete m:n Tabelle sind diese in kürzester Zeit korrekt hinterlegt. In den Hintergrundtabellen kann auch die Reihenfolge der Einträge in den dynamischen Auswahlfeldern direkt eingestellt werden.

PDF und Druck

Unser Drucklayout ist an die DIN 5008 angelehnt und somit auch für etablierte Buchhaltungssysteme und händische Verarbeitung geeignet. Auch lange Positionstexte haben wir bei der Erstellung beachtet, weshalb wir das entsprechende Feld in voller Dokumentbreite vorbereitet haben - für besser Lesbarkeit und kürzere Dokumente. Wenn Ihr umfangreichere Anpassungen auslagern wollt, sprecht uns gerne an!

Auch eine Vorschau des sichtbaren, reinen PDF-Teils der E-Rechnung vor dem eigentlichen Erstellen ist bei uns fester Bestandteil des Rechnungsflusses. Wer prüft nicht gerne einmal, ob das Layout auch wirklich stimmt.

UI und Benutzerführung

Schreibschutz

Ab bestimmten Punkten im Prozess von Rechnungserstellung oder -einlesen sollten Eingabefelder nicht mehr vom Nutzer bearbeitet werden können (z.B. nachdem eine Rechnung versendet wurde). Deshalb sind die Ninox-Felder nur zu bestimmten Prozessschritten schreibbar, d.h. „Schreibbar, wenn“ ist für das komplette Ninox-Formular eingeschränkt. Um z.B. trotzdem den Status der Rechnung von Versendet auf Bezahlt wechseln zu können, sind Button an den relevanten Positionen fertig eingebaut. Außerdem haben wir das "Datensatz Duplizieren"-Symbol in der Ninox-Menüleiste ausgeblendet, denn nichts ist schlimmer als Karteileichen und gedoppelte Rechnungsnummern. Wenn gewünscht könnt Ihr das aber ganz einfach wieder einblenden, zentral über eine globale Funktion.

"Aber wie kann ich denn dann Werte aus einer früheren Rechnung nochmal nutzen?" Ganz einfach! Wir haben in den Ausgangsrechnungen ganz oben eine Verknüpfung eingebaut, damit Ihr aus zuvor erstellten Angeboten, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen direkt alle Daten übernehmen könnt. Kein manuelles Übertragen und keine Fehler durch Kopieren.

Visualisierungen

Die ablaufenden Prozesse sind über Statusfelder visualisiert, damit der Endnutzer nicht ewig auf einen "Ladekreisel" blicken muss ohne zu wissen, ob sich Ninox aufgehängt hat oder noch arbeitet. Diese Stati helfen auch bei der Fehlerfindung, sollte doch mal etwas bei der Erstellung oder dem Einlesen schief gehen.

Smarte Helferlein

Wir haben viele kleine Helferlein an diversen Stellen eingebaut. So werden für Eingangsrechnungen z.B. aus der XML stammende Checksummen als Kontrollfelder angezeigt. Für schnelle Fehlererkennung bei der Rechnungsprüfung ist eine optische Hervorhebung bei Abweichungen zu bekannten/hinterlegten Kreditoren und den eigenen Rechnungsdaten eingebaut.

Fehlerhaftes Importieren von Rechnungen haben wir bestmöglich verhindert, so werden z.B. beim Löschen und Wiederhochladen einer Rechnung automatisch alle Felder geleert und alle zugehörigen Untereinträge gelöscht.

Auch bei der Rechnungsstellung haben wir optimiert. So haben wir neben einer übersichtlichen Zusammenfassung der Debitorenauswahl unter anderem einen automatischen Skontorechner eingebaut, der beim Abgleich mit Kontobewegungen hilft.

Genereller Aufbau und Code-Maintenance

Alle längeren Codes sind als "Globale Funktionen" innerhalb der Datenbank ausgelagert. Damit können Updates von uns schnell eingepflegt werden und ein manuelles Suchen in verschiedenen Button und Triggern ist obsolet. Wir haben versucht, alle schwierigeren Beziehungen mit den Namen der Mustang-Keys ersichtlich zu machen. So sind diese in Feldbenennungen zu finden sowie unter anderem in den Überschriften angehängt und nur im "Admin-Modus" sichtbar.

Vorbereitete Funktionen und Weiterentwicklungen

Mit unserer vorbereiteten Untertabelle ist es möglich, eingebettete Dokumente zu senden und zu empfangen. Damit können z.B. Zahlungspläne bei Abschlagsrechnungen oder Stundenzettel direkt in der XML eingebettet werden. Auch beim Einlesen fremder Rechnungen bleiben diese Dokumente nicht mehr verborgen.

Aktuell (Stand 07.12.2024) existiert bei Ninox/Mustang leider ein Fehler in der Datenübermittlung, sodass die Dokumente noch nicht korrekt eingebettet und empfangen werden können. Sobald diese Fehler bei Ninox/Mustang behoben sind, gibt es von uns natürlich sofort ein Update.